Tilannejohtaminen – kaaoksen taltuttamisen kyky

Päivä 22

Tilannejohtaminen on jännä johtamisen laji. Se tuntuu olevan enempi syntyperäistä kuin harjoiteltua. Joku selviää kaaoksesta ilman mitään kokemusta ja koulutusta. Toinen ei millään, vaikka periaatteessa tiedot ja taidot olisi hyvät.

Viime viikolla meillä oli vuoden suurin tapahtuma. 700 osallistujaa, 8 tuntia, laaja alue, kymmeniä vapaaehtoisia johdettavana. Tapahtuman vastaava oli tehtäväänsä todella pätevä, voisi sanoa - luontainen lahjakkuus tapahtuman järjestämiseen. Rauhallisuus, tyyneys, hätäilemättömyys ja kärsivällisyys olivat hänen valttinsa päivän onnistumiseen. Ja hyvin se onnistuikin.

Isoissa yksittäisissä tapahtumissa punnitaan todella vetäjän kantti. Onnistuminen on paljolti kiinni vetäjän kyvystä:
a) hahmottaa etukäteen mahdolliset ongelmat
b) saada vastuuhenkilöt ymmärtämään vastuunsa ja tehtävät
c) johtaa yllättäviä tilanteita

Kun kaikki kolme osa-aluetta on hanskassa, niin homma kyllä hoituu. Ja erityisesti kohta C. Yllättäviä tilanteita tulee aina, sitä ei voi minkäänlaisella ennakkosuunnittelulla täysin voittaa.

Jos vinkkiä kaipaat, miten järjestetään hyvä tapahtuma, niin se on yksinkertainen: Rekrytoi homman vetäjäksi henkilö jolta kaaoksen hallinta sujuu luonnostaan. Kaikki muu on toissijaista.

Tietotekniikka auttaa, jos auttaa

Päivä 8

Tietotekniikka on ihmeellistä. Välillä niin toimivaa ja käytännöllistä, välillä täyttä kaaosta. Tänään enemmän kuin vähän kaaosta. Kahvilan kassakone, ihan kelpo pc, päätti lopettaa toimintansa täysin yllättäin. Mikäs siinä eteen. Onneksi nokkelat työntekijämme ottivat vanhan kunnon ruutuvihkon käyttöön. Tukkimiehen kirjanpitoa oli sitten loppupäivä.

Ensimmäinen ajatus oli "onko varmuuskopiot"? Ei tainnut olla. Onneksi koneen kovalevy ei ollut tuhoutunut. Muuten olisi paljon hyvää tietoa menetetty.

Noh ehkä emme ole ainoita. Tallennevalmistaja Buffalon selvitys kertoo, että kolmas osa ei varmista tiedostoja koskaan! F-Securen kansainvälinen tutkimus kertoi, että vain 20% kuluttajista ottaa varmuuskopiot säännöllisesti! Pahoja lukuja, kun tietää tietokoneiden häiriöherkkyyden. Linkki uutiseen

Toinen asia, jonka kanssa olen paininut on käyttäjätunnukset ja salanasanat. Erilaisia järjestelmiä, johon kirjautuminen vaaditaan on minullakin käytössä nyt noin kymmenkunta. Tämä johtaa siihen, että samoja käyttäjätunnuksia ja salasanoja käytetään monessa, eli toisin sanoen luodaan heikkoa tietoturvaa. Tuo on tavallista, ja arjen tietoturvassa ihan kestettävissä oleva riski.

Pahempi ongelmat sitten ovat nämä yhteistunnukset. Samoilla tunnuksilla ja salasanoilla päivitetään järjestelmiä. Päivittäjiä saattaa pahimmillaan olla kymmenkunta. Entäpä jos joku epärehellinen sattuu joukkoon. Mites selvitetään kuka virheet on tehnyt? Tai tunnusten ja salasanan joutuminen ulkopuolisen käsiin. Miten selvitetään, miten toimitaan?

Vanha keino salasanan tallentamisesta post-it -lapulle ei ole huono ajatus, kunhan sen tekee älykkäästi. F-Securella löytyy näpppärä niksi. Suosittelen. Linkki

Monimutkaisuus on näennäisen laadukasta

Päivä 2

Kuuntelin aamulla luentoa Jyväskylän ammattikorkeakoulun laadunvarmistuksesta. Ehkä olen omituinen, mutta se oli raikkaan mielenkiintoista. Oli laadunhallintaa, laadun parannusta, erilaisia mittareita, toiminnanohjauskäsikirjaa, kaikkien palvellessa strategiaa, arvoja, missiota. Järjestelmä oli hieno.

Kuitenkin luennon edetessä mieleen hiipi väistämättä ankara kysymys: kuinka hyvin tämä toimii? Kuinka merkittävä tämä järjestelmä on JAMKin tärkeimmän työntekijän, yksittäisen opettajan, arjessa. Kuinka se näkyy yksittäisen opiskelijan opintomenestyksessä? Kuinka hyvin systeemi näkyy yhteistyössä eri kumppanien kanssa?

On siinä varmasti puolensa. Itse uskon vahvasti strategisen johtamiseen, systemaattiseen kehittämiseen, laatutyöhön, tuloksien mittaamiseen. Tausta-ajatuskin on erinomainen. Kaikki lähtee Bolognan-prosessista. Euroopassa pitää olla laadukasta koulutusta. Ihmiset voivat suorittaa opintoja eri puolilla Eurooppaa laadukkaissa korkeakouluissa. Hyvä näin.

Mutta sitten se systeemi. Ihan järjellinen. Käsitteellisesti ei mikään helppo, mutta ei mikään vaikeakaan. Ihan ymmärrettävissä. Mutta sen koko, laajuus, monimutkaisuus. Aivan valtavaa!Tuloksia mitataan vähintään viidellä eri tavalla - totta kai, viidellä eri tietojärjestelmällä. Aikaa menee paperisotaan. Täytä lomake X, jolla mitataan asiaa Y. Tehdään sopimus, jossa tavoitteet asetetaan. Kerätään tällaista ja tällaista palautetta ja keskustellaan sitten onko 3,4 kuitenkin parempi tulos kuin 3,9, kun otetaan huomioon mittauspäivän huono sää ja se yksi opiskelija joka vastaa aina vain ykköstä. Dokumentoidaan, kartoitetaan, kuvataan, suunnitellaan, varmennetaan.

Tuli vahva usko, että eihän sitä järjestelmää ymmärrä syvästi ja laajasti kuin muutama ihminen koko koulussa. Kysyin perehdytyksestä: miten henkilökuntaa perehdytetään järjestelmään? Vastaus - ei juuri mitenkään.

Jos näin on, voidaan kysyä, mihin ihmeeseen järjestelmää tarvitaan? Eikö systeemi luoda, että sitä käytetään? Eikö systeemin pitäisi helpottaa tekemistä? Miten systeemi voi auttaa ketään jos sitä ei ymmärrä? Nyt on siis periaatteessa hyvä järjestelmä, mutta sitä ei käytetä siihen mihin se on tarkoitettu. Toki sillä saa sertifikaatin – maatalouskilpailun näyttelymitalin ”olipa kaunis lehmä”. Parhaassa tapauksessa voi saada muutaman euronkin järjestelmän ansiosta. Hip hei!

Paluu perusasioihin olisi ehkä paikallaan. Tarvitaanko järjestelmää, jota kukaan ei ymmärrä ja joka ei selvästikään palvele alkuperäistä tarkoitustaan. Toisin sanoen, asiat hoituvat nykyisellään ihan hyvin ilmankin, kun järjestelmä ei ole kiinni arjessa. Eikö silloin tuhlata ruutia turhaan järjestelmää ylläpitämällä ja jatkuvasti hiomalla? Toki uskalletaanko enää perääntyä? Ruutia on käytetty jo niin paljon, että vaatii rautaista mieltä päätöksentekijöiltä kyseenalaistaa järjestelmän tarpeellisuutta.

Varmasti jotain tarvitaan. Systeemi useimmiten on hyvästä. Kuitenkin järjestelmän käytäntö on se mikä ratkaisee. Kuulun koulukuntaan, joka sanoo : yksinkertainen on näissä asioissa kaunista. Systeemin täytyy asettaa rajoja, mutta antaa vapauksia. Sen täytyy aidosti palvella organisaation strategiaa. Sen täytyy olla kevyt, että voimia ei tuhlata paperiin, taulukoihin ja kokoustamiseen. Ennen muuta systeemin täytyy mahdollistaa luovuus.

Tilaisuuden jälkeen mieleeni muistui tarina jostain liikkeenjohdon oppikirjasta. Suuryrityksessä aloitti uusi toimitusjohtaja. Johtaja katseli aikansa touhua ja huomasi, että monet asiat tehtiin monimutkaisesti ja tehottomasti. Hän kysyi laatujärjestelmästä ja hänelle näytettiin tolkutonta mappiriviä. Seuraavassa hallituksen kokouksessa toimitusjohtaja avasi toimiston ikkunan ja heitti mappirivistön kadulle. Kaikki katsoivat tyrmistyneinä. Toimitusjohtaja asetti pöydälle yhden paperiarkin kirjoitettua tekstiä ja sanoi: ”tästä hetkestä alkaen meidän laatujärjestelmä on tämä”. Yritys saavutti seuraavana kymmenenä vuotena loistavia tuloksia ja siitä tuli oman alansa kärkinimiä.

Toiminta kantaa ja sitä jaksaa

Päivä 1

Ensimmäinen päivä takana JAMKOn toiminnanjohtajana. Paljon ehti tapahtua yhtenä päivänä. Aamulla muuttokamat kämpille, muuttoauton palautus ja sitten töihin.

Edellisiltana muuttokuormaa tuodessani oli aikaa miettiä. Kysyin itseltäni, miksi pidän niin kovasti JAMKOsta? Mietin onko se ihmiset, toiminnan tarkoitus, innokas meininki vai mikä? En löytänyt vastausta.

Ensimmäisenä päivänä se kirkastui. Se on tuota kaikkea. JAMKO on täynnä elämää. Ihania ihmisiä, sykettä, innokasta tekemistä. Kaikki sellaisen puolesta, jota itse arvostan. Toimintaa ihmisten, tässä tapauksessa opiskelijan, hyvinvoinnin eteen. Tätä minä haluan tehdä.

Asiat eivät mene aina suunnitellusti ja hyvässä järjestyksessä, mutta ei ole väliksikään. Intoa riittää, ote on toiminnallinen, asenne kehityssuuntautunut – hyvää siitä tulee väistämättä, vaikka polku ei olisikaan suorin mahdollinen.

Touhotuksen keskellä tein huomioita. Ehkäpä niistä tärkeimpänä päivän voisi pitää sitä, että tarkkaavaisuuden pitää olla prosesseissa, ei siinä mikä on juuri nyt pielessä. Päivittäisiä tulipaloja on koko ajan, sille ei voi mitään. Aina kun tulee yllättävää, pitää toki miettiä kuinka se voidaan nyt heti korjata nopeasti. Kuitenkin heti seuraavana ajatuksena tulee olla: ”kuinka prosessia kehitetään, niin että tätä ei tapahdu enää”. Toki vie vähemmän aikaa, kun vain tyytyy sammuttamaan. Kehittäminen vie energiaa, pitää istua alas, pohtia, tehdä päätöksiä, viedä ne käytäntöön. Kuitenkin se palkitsee pitemmän päälle takuuvarmasti. Tämän kun jaksaisi aina muistaa.