Monimutkaisuus on näennäisen laadukasta

Päivä 2

Kuuntelin aamulla luentoa Jyväskylän ammattikorkeakoulun laadunvarmistuksesta. Ehkä olen omituinen, mutta se oli raikkaan mielenkiintoista. Oli laadunhallintaa, laadun parannusta, erilaisia mittareita, toiminnanohjauskäsikirjaa, kaikkien palvellessa strategiaa, arvoja, missiota. Järjestelmä oli hieno.

Kuitenkin luennon edetessä mieleen hiipi väistämättä ankara kysymys: kuinka hyvin tämä toimii? Kuinka merkittävä tämä järjestelmä on JAMKin tärkeimmän työntekijän, yksittäisen opettajan, arjessa. Kuinka se näkyy yksittäisen opiskelijan opintomenestyksessä? Kuinka hyvin systeemi näkyy yhteistyössä eri kumppanien kanssa?

On siinä varmasti puolensa. Itse uskon vahvasti strategisen johtamiseen, systemaattiseen kehittämiseen, laatutyöhön, tuloksien mittaamiseen. Tausta-ajatuskin on erinomainen. Kaikki lähtee Bolognan-prosessista. Euroopassa pitää olla laadukasta koulutusta. Ihmiset voivat suorittaa opintoja eri puolilla Eurooppaa laadukkaissa korkeakouluissa. Hyvä näin.

Mutta sitten se systeemi. Ihan järjellinen. Käsitteellisesti ei mikään helppo, mutta ei mikään vaikeakaan. Ihan ymmärrettävissä. Mutta sen koko, laajuus, monimutkaisuus. Aivan valtavaa!Tuloksia mitataan vähintään viidellä eri tavalla - totta kai, viidellä eri tietojärjestelmällä. Aikaa menee paperisotaan. Täytä lomake X, jolla mitataan asiaa Y. Tehdään sopimus, jossa tavoitteet asetetaan. Kerätään tällaista ja tällaista palautetta ja keskustellaan sitten onko 3,4 kuitenkin parempi tulos kuin 3,9, kun otetaan huomioon mittauspäivän huono sää ja se yksi opiskelija joka vastaa aina vain ykköstä. Dokumentoidaan, kartoitetaan, kuvataan, suunnitellaan, varmennetaan.

Tuli vahva usko, että eihän sitä järjestelmää ymmärrä syvästi ja laajasti kuin muutama ihminen koko koulussa. Kysyin perehdytyksestä: miten henkilökuntaa perehdytetään järjestelmään? Vastaus - ei juuri mitenkään.

Jos näin on, voidaan kysyä, mihin ihmeeseen järjestelmää tarvitaan? Eikö systeemi luoda, että sitä käytetään? Eikö systeemin pitäisi helpottaa tekemistä? Miten systeemi voi auttaa ketään jos sitä ei ymmärrä? Nyt on siis periaatteessa hyvä järjestelmä, mutta sitä ei käytetä siihen mihin se on tarkoitettu. Toki sillä saa sertifikaatin – maatalouskilpailun näyttelymitalin ”olipa kaunis lehmä”. Parhaassa tapauksessa voi saada muutaman euronkin järjestelmän ansiosta. Hip hei!

Paluu perusasioihin olisi ehkä paikallaan. Tarvitaanko järjestelmää, jota kukaan ei ymmärrä ja joka ei selvästikään palvele alkuperäistä tarkoitustaan. Toisin sanoen, asiat hoituvat nykyisellään ihan hyvin ilmankin, kun järjestelmä ei ole kiinni arjessa. Eikö silloin tuhlata ruutia turhaan järjestelmää ylläpitämällä ja jatkuvasti hiomalla? Toki uskalletaanko enää perääntyä? Ruutia on käytetty jo niin paljon, että vaatii rautaista mieltä päätöksentekijöiltä kyseenalaistaa järjestelmän tarpeellisuutta.

Varmasti jotain tarvitaan. Systeemi useimmiten on hyvästä. Kuitenkin järjestelmän käytäntö on se mikä ratkaisee. Kuulun koulukuntaan, joka sanoo : yksinkertainen on näissä asioissa kaunista. Systeemin täytyy asettaa rajoja, mutta antaa vapauksia. Sen täytyy aidosti palvella organisaation strategiaa. Sen täytyy olla kevyt, että voimia ei tuhlata paperiin, taulukoihin ja kokoustamiseen. Ennen muuta systeemin täytyy mahdollistaa luovuus.

Tilaisuuden jälkeen mieleeni muistui tarina jostain liikkeenjohdon oppikirjasta. Suuryrityksessä aloitti uusi toimitusjohtaja. Johtaja katseli aikansa touhua ja huomasi, että monet asiat tehtiin monimutkaisesti ja tehottomasti. Hän kysyi laatujärjestelmästä ja hänelle näytettiin tolkutonta mappiriviä. Seuraavassa hallituksen kokouksessa toimitusjohtaja avasi toimiston ikkunan ja heitti mappirivistön kadulle. Kaikki katsoivat tyrmistyneinä. Toimitusjohtaja asetti pöydälle yhden paperiarkin kirjoitettua tekstiä ja sanoi: ”tästä hetkestä alkaen meidän laatujärjestelmä on tämä”. Yritys saavutti seuraavana kymmenenä vuotena loistavia tuloksia ja siitä tuli oman alansa kärkinimiä.