Numerot

En ole vielä törmännyt liike-elämässä henkilöön joka ei arvostaisi numeroita. Kaikki arvostavat. Kuitenkin todella harvoin törmää henkilöihin, jotka oikeasti perehtyvät numeroihin. Käyttävät niitä argumentointinsa tukena.

Numerot edustavat lähes kaikille tarkkuutta, täsmällisyyttä, oikeaa tietoa. Taitavasti niitä käyttäen lähes minkä tahansa toimenpiteen perusteleminen on mahdollista.

Valmistautumalla palavereihin numeroihin perehtymällä, jopa joitain pikkujuttuja ulkoa muistaen, teet loistovaikutuksen keneen tahansa. Suosittelen kokeilemaan. Numerot ovat kylmiä, mutta eivät jätä ketään kylmäksi.

Pienet parannukset

Isot parannukset - isot ongelmat. Projekteista tulee valtavia, pitkiä, vaikeasti hallittavia, liikaa eri tasoja, liikaa toimijoita sisältäviä. Projektin vetäjä on lirissä yrittäessään hallita eri tahojen ristiriitaisia viestejä ja tarpeita. Lopputuloksena usein aikataulun pettäminen, alkuperäisten tavoitteiden alitus, budjetin ylitys, stressi ja muutosvastarinta.

Monesti paljon hedelmällisempää olisi edetä luomalla pienten parannusten kulttuuria. Määritellä säännöllinen parannusrytmi, kokous joka toistuu vaikka 2 viikon välein. Siellä päätetään seuraavat 1-3 pientä parannusta, jotka pystytään varmasti toteuttamaan seuraavan 2 viikon aikana. Näin parannuksia kertyy vuoden mittaan melkoinen läjä ja yrityksen laatu on todennäköisesti aivan eri tasolla lähtiessä. Aikaa suunnitteluun ei ole käytetty paljoakaan, kaikki parannukset on saatu tehtyä ja kaikkien työmotivaatio on kohentunut, kun parannukset ovat näkyviä.

Vakuutusyhtiön tietoturva - voiko siihen luottaa?

Kävin vakuutussopimuksia tekemässä vakuutusyhtiössä kun kerta toimitusjohtajan pestiin sellaiset kuuluu. Keikka oli vähän ex tempore, mitään etukäteen varattua aikaa ei ollut. Pääsin kuitenkin yritysmyyntineuvojan luokse samoin tein.

Kerroin yhtiömme nimen. En mitään muuta. Sen jälkeen yritysmyyntineuvoja kertoi minulle koneelta löytyvistä tiedoista mm. yrityksemme omistajat, voimassa olevat vakuutukset, vakuutussummat, vakuutuksiin vaikuttavat työntekijämäärät sekä viime vuonna maksamiemme palkkojen yhteissumman.

Keskustelun päätteeksi henkilö kysyi nimeni. Kun sen kerroin oli yritysmyyntineuvoja vähän nolona. Hän oli koko ajan olettanut minun olevani yrityksen varsinainen yrittäjä. "Heh..no tässä taisi vähän nämä tietosuoja-asiat mennä pieleen", oli hänen nolostunut kommentti.

Näin toimii tietoturva isossa vakuutusyhtiössä. Pelkällä yrityksen nimellä saat tietoon erittäin paljon kriittistä tietoa. Mitään henkilöpapereita ei koskaan kysytty. Ei varmistettu minun asemaa yhtiössä.

Harkitsen vakavasti vakuutusyhtiön vaihtoa.

Ammattimyyjä

Myyminen on taitoa. Pari päivää sitten tapasin oivan myyjän. Siinä voi hyvällä omalla tunnolla sanoa olevan ammattimyyjän, myynnin ammattilaisen.

Olimme sopineet palaverin viime viikolla lähettämäni tarjouspyynnön jälkeen.

Palaveri alkoi hyvin. Kaveri tuli ajallaan paikalle, taisi olla itse asiassa 5 minuuttia etuajassa. Mukava, rento yleisvaikutelma heti ensi kättelyssä.

Sitten kaveri aloittaa: "mennään suoraan asiaan". Antoi käyntikortin ja pienen liikelahjan, stressipallon. Näin luotiin heti hyvä mieli asiakkaalle.

Kaivaa vakioidun lomakkeen esiin ja käy hyvin rivakkaan tahtiin tarpeemme läpi. Kyselee muutaman kysymyksen per kohta ja kertoo tiiviisti, selväsanaisesti ja asiantuntevasti palvelun sisällön kun sitä kysyn.

Erityisen ilahduttavaa on, että on sen verran perehtynyt meihin etukäteen, ettei edes tarjoa ratkaisuja, jotka tietää meidän hoitavan omin voimin. Kuitenkin sanoo nämäkin kohdat ääneen, jotta voisin korjata jos kuitenkin jostain syystä olisimme kiinnostuneita näistäkin.

Lomake on käyty läpi noin 10 minuutissa. Luontevasti vielä keskustelemme asiaan liittyviä juttuja hetken pientä huumoria heittäen. Lupaa tehdä tarjouksen ja sanoo tulevansa sen esittelemään. Ei ehdota tai pyydä esittelyä, vaan toteaa asiantuntevasti että näin tehdään. Kikka on hyvä, koska jatkopalaverissa on paljon vaikeampi kieltäytyä ostamasta. Pakkomyynninfiilistä ei kuitenkaan synny.

Palaverin aloituksesta 15 minuuttia kuluneena on myyntipalaveri käyty läpi. Kättely ja ulos. Tehokasta. Kaikki saivat mitä halusivat, kaikilla hyvä mieli, aikaa ei mennyt kuin vartti. Sopi minulle asiakkaana erittäin hyvin.

Sama tyyli ei tietenkään toimi kaikille. Uskon kuitenkin tämän kaverin valitsevan tyylin jo etukäteen. Tai viimeistään ensikättelyssä. Varmasti sama tyyli mikä toimi minun kanssa, ei toimi vaikkapa kuusikymppiselle tilitoimistoyrittäjärouvalle.

Ammattitaitoa.

Rutiinien voima

Uskon vahvasti rutiinien tuovan tehokkuutta. Ei tarvitse ajatella milloin kirjoitan sähköpostit, ei huolehtia milloin käy lounaalla, ei milloin soittaa asiakkaille. Rutiinit vapauttavat aivoenergiaa varsinaiseen ajatteluun, vähentävät stressiä ja lisäävät tehokkuutta.

Työssä minulla on seuraavat rutiinit:

ma toimiston siivous, sähköposti, taloushallinto, myyntipalaveri
ti suunnittelutyötä, asiakaskontakteja
ke myyntityö
to asiakastoteutukset
pe tiedonhakua, opiskelua ja suunnittelua

Työn lisäksi olen rutinoinut vahvasti myös oman arkeni. Sen hyödyt olen kokenut jopa työn rutinoimista paremmiksi. Arki-iltaisin kun ei ole 8-10 tuntia käytettävissä asioihin.

Ma kaupassa käynti
Ti kuntosali, pyykit
Ke vapaa
To kuntosali
Pe viikkosiivous
La pojan liikuntakerho, kuntosali
Su seuraavan viikon suunnittelu

Yksinkertaista ja siksi toimivaa.

Järjestys on tehokkuutta

Systemaattisuus ja hyvä järjestys on sinällään itsestään selvyys - paitsi kovin monille. Ihmiset hukkaavat todella paljon aikaa asioiden etsimiseen. Vaikka onkin käytössä tietokoneen etsi-toiminnot, Google, sähköpostin asiasanahaku yms. niin silti etsintä syö tehokasta työaikaa rankasti.

Tämä näkyy etenkin nuorien, alta kolmekymppisten kanssa toimiessa. Vanhemmille ikäluokille hyvä järjestys lienee jo opetettu koulussa ja "vanhan ajan työelämässä".
Nuorille hyvä järjestys tuntuu olevan sellainen "pitäisi varmaan, mutta ei aina jaksa" -asia.

Työtähän järjestyksen ylläpito vaatii. Siitä ei pääse mihinkään. Kohtuuarvio lienee noin 15 sekuntia per paikalleen laitettava asia. Mutta kuinka paljon vaatiikaan työtä, kun hukkaat tärkeän asiapaperin, kuitin, tai juuri sen tiedoston mitä työstit viime viikolla. Niin. Jokainen tietää, että 15 minuuttia tuhrautuu helposti.

15 minuuttia on muuten 900 sekuntia, eli laitat 60 asiaa paikalleen sillä ajalla.

Orientaatio uusiksi

Uusi työpaikka, uusi alku. Myös tälle blogille. 2010 vuosi vierähti JAMKOn toiminnanjohtajana sellaisessa kiiressä, että blokin kirjoittaminen sai jäädä.

Nyt aloitan uudestaan. Median murros ja sähköinen viestintä tulevat kirjoitusaiheisiin mukaan, kun kerta Mediajalostamo Oyn toimitusjohtajana aiheita tulee tiivisti seurattua.

Katsotaan miten tänä vuonna käy: voittaako arjen kiire, vai suunniteltu tehokas työskentely. Odotukset ovat jälkimmäisessä.